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Leitfaden: Teil a) Vereinigungs-Ordnung  + Selbstverpflichtung

Leitfaden/ Ordnung RX1820


Teil a) Vereinigungs-Ordnung  + Selbstverpflichtung


ROTEX1820 IST TEIL DES AUSTAUSCHSTEAMS
“enhancing experience with experience”

1. Rotexer:innen

Rotex steht für ROTary EXchange und ist eine zunehmend weltweit existierende Organisation ehemaliger Rotary-Austauschschüler:innen (Rebounds). Die Zahl 1820 steht dabei für den Rotary Distrikt 1820 (Mittel- und Nordhessen), da Rotex ähnlich wie Rotary in Distrikten organisiert ist. Die Hauptaufgabe von Rotex ist die aktive Mitarbeit am RYE (Rotary Youth Exchange- Program). Unsere Arbeit bezieht sich im Wesentlichen auf die Betreuung und Beratung der aktuellen, zukünftigen und der gerade zurückgekehrten Austauschschüler:innen und der aktuellen Inbounds, sowie Unterstützung der Gasteltern des Distrikts 1820 in Form von Beratung, Betreuung (auch auf den Reisen) und Veranstaltung von Orientations.

Alle Rotexer:innen möchten auf diesem Weg gewonnene Erfahrungen und ihr individuelles Verständnis für das RYE (Rotary Youth Exchange)  sinnvoll nutzen. Und wer könnte besser Fragen beantworten, Hilfestellungen, sowie Tipps und Tricks zum Thema Schüleraustausch weitergeben, als jemand, der selbst daran teilgenommen hat?

Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, betreut Rotex im Laufe eines Austauschjahres mehrere Wochenenden für Inbounds, Outbounds und Rebounds, als Teil des Jugendaustauschsteams. Auch die Beratung und Schulung der Gasteltern sehen wir als unseren Tätigkeitsbereich.

Alle Personen, welche sich entschließen, “Rotex 1820” beizutreten, müssen sich mit unserer Idee auseinandersetzen und identifizieren. Es geht bei der Mitgliedschaft vor allem um aktive Mitarbeit bei Veranstaltungen, Stammtischen, Arbeitsgruppen und anderen Rotex-bezogenen Projekten.  Nur durch die aktive Mitarbeit der Mitglieder kann “Rotex 1820” seinem in der Satzung definierten Zweck nachgehen.

Offizielle Rotexer:innen:

Aktiv mitwirkende Mitglieder der Vereinigung “Rotex 1820”, welche den festgelegten Mitgliedsbeitrag (siehe 3.a) zahlen und die Vereinigungs-Ordnung und Selbstverpflichtung unterschrieben haben.

Helfende Rotexer:innen:

Helfende Rotexer:innen können an rotarischen Veranstaltungen und an Rotex-internen Veranstaltungen teilnehmen, müssen aber nicht unbedingt Mitglied der Vereinigung “Rotex 1820” sein.
Dementsprechend haben sie allerdings keinen Anspruch auf Vereinsleistungen wie Fahrtkostenrückerstattungen oder das Wahlrecht.
Trotzdem müssen vor der Teilnahme die Vereinigungs-Ordnung und Selbstverpflichtung  unterschrieben werden und dem Rotex-Beauftragten ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis zur Ansicht vorgelegt werden.

gegenüber den In-/ Pre-/ Outbounds

Als Teil des Jugenddienstteams nehmen wir, wenn nötig, die Position der Vermittler:innen zwischen den Austauschschüler:innen und den Rotarier:innen ein, da wir durch unsere Erfahrung als ehemalige Austauschschüler:innen profitieren. Für die In-/ Pre- und Outbounds sind wir sowohl Vertrauenspersonen als auch Respektspersonen. Wir wollen Anfragen und Probleme der In/Outbounds lösen (helfen) und leiten Anfragen und Ergebnisse  gemäß des Krisenmanagementplans des Distrikt 1820 an die entsprechenden Instanzen weiter. Wir haben unseren Austausch abgeschlossen und sind uns unserer Verantwortung als Vorbilder bewusst. Wir als Rotexer:innen sind mögliche  Vertraute und Ansprechpartner:innen der (werdenden) Austauschschüler:innen. 

gegenüber Rotary

Rotex ist ein Teil des Rotary Jugenddienstteams. Rotexer:innen unterstützen Rotarier:innen bei der Vorbereitung und Durchführung der Orientations, der Vorbereitung der Prebounds auf den Austausch und der Betreuung der Inbounds. Dabei leistet Rotex aktiv einen Beitrag zu einem erfolgreichen Schüleraustausch für alle Beteiligten. 

gegenüber Rotex

Die Mitgliedschaft in der Vereinigung “Rotex 1820” soll das Wiedereinleben nach dem von Rotary organisierten Schüleraustausch erleichtern. Wir möchten uns untereinander über unsere Erfahrungen und Erlebnisse austauschen, ganz nach dem Motto von Rotex International: “enhancing experiences with experiences”. 
In unserer organisatorischen und pädagogischen Arbeit wollen wir einander unterstützen und voneinander lernen.
Wichtig ist, dass wir uns alle gegenseitig vertrauen und immer ehrlich zueinander sind. Das gilt auch für die Kommunikation von Fehlern oder die Bitte um Hilfe. 


2. Veranstaltungen

RYE Orientations:

Orientations sind Veranstaltungen, die von Rotary 1820 durchgeführt werden und bei denen Rotex 1820 mit dem Jugenddienst Team zusammenarbeitet. An diesen Veranstaltungen nehmen  Pre-, In- und Outbounds teil. Entweder handelt es sich um Tagesveranstaltungen oder um Veranstaltungen mit Übernachtungen.


Rotex Veranstaltungen

Diese Veranstaltungen werden primär von Rotex 1820 organisiert und umgesetzt. Da Rotex Teil des Jugenddienst Teams ist, sind die Termine mit dem Jugendaustauschdienst abgesprochen. Bei solchen Veranstaltungen ist Rotex in der Verantwortung vor Rotary 1820, dementsprechend müssen teilnehmende Rotexer:innen sich der Konsequenzen bewusst sein und die Regularien des RYEs, der Vereinigung und von Rotary 1820 befolgen. 


Rotex Interne Veranstaltungen

Diese Veranstaltung findet ausschließlich mit Rotexer:innen und Interessent:innen für Rotex statt.

Private Treffen

Gerne dürfen sich Rotexer:innen mit In- Pre- & Outbounds treffen. Ab insgesamt 5 Personen werden solche Treffen sowohl bei Rotary als auch bei Rotex  angemeldet. Diese Treffen gelten dann als Rotex/ Rotary Veranstaltungen; entsprechend gelten die im Leitfaden definierten und die RYE Regularien. Treffen unter 5 Personen sind private Treffen, entsprechend haften die Rotexer:innen mit ihrem Verhalten für sich.


Oberstes Ziel der Rotexer:innen ist es, das Austauschprogramm mit und auf den Veranstaltungen zu fördern und  zu unterstützen. 

Die Rotexer:innen sind sich Ihrer Vorbildfunktion gegenüber In- Pre- und Outbounds und der Außenwirkung als Rotexer bewusst, verhalten sich entsprechend und orientieren sich an den Regeln des Distriktes (Die "Ds").

Da Rotexer:innen Vertrauenspersonen für die In- Pre- und Outbounds darstellen, ist eine Beziehung/Dating nicht zulässig.

Sobald ein:e Rotexer:in eine Veranstaltung mit Übernachtung begleitet, hat diese:r der:dem Rotex Beauftragte:n ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis vorzulegen. Dieses kann bei der zuständigen Gemeinde unter Vorlage eines Dokuments von Rotary kostenlos angefordert werden. Das Dokument befindet sich in der Cloud.

"No Drugs" gilt für alle Veranstaltungen. Rotexer:innen sind mitverantwortlich für den Schutz der  In- Pre- und Outbounds, welcher unter Drogeneinfluss oder alkoholisiert nicht sichergestellt sein kann. Während der Arbeit mit  In- Pre- und Outbounds ist Alkohol ganz untersagt. In der freien Zeit ist die Außenwirkung von Rotex zu beachten und die Handlungsfähigkeit im Not- oder Krisenfall sicherzustellen.


Alle Rotexer:innen treffen sich einmal im Monat zum sog. “Stammtisch”. Dieser findet immer am ersten Dienstag im Monat online statt; es sollte jedoch versucht werden, mind. einmal im Quartal einen Präsenz-Stammtisch stattfinden zu lassen. Dieser muss nicht unbedingt am Dienstag stattfinden. Der Stammtisch dient der Vereinigungsbindung außerhalb der Orientations. Außerdem bekommen die Rotexer:innen einen Einblick in die Vorstandsarbeit, die Arbeit von Rotex Deutschland und die aktuellen Ergebnisse aus den Arbeitsgruppen. Ein Protokoll wird im Nachhinein veröffentlicht, Rotexer:innen sind aber trotzdem dazu angehalten, die Veranstaltung zu besuchen.

3. Vereinigung

Die Arbeit der Rotexer:innen wird durch ein jährliches Budget des Jugenddienst Teams unterstützt. Die Vereinigung finanziert sich außerdem durch den Mitgliedsbeitrag, den jedes Mitglied zu zahlen hat. Der Mitgliedsbeitrag, den jedes Mitglied zu zahlen hat, dient der zusätzlichen Finanzierung von Aktionen, die nicht durch die Regeln des gemeinnützigen Vereins akzeptierten Auslagen entsprechen können.Die Zwecke der Ausgaben sind in der Satzung festgelegt.

Der Mitgliedsbeitrag beläuft sich aktuell auf 18,20€ pro Jahr.

Ein- und Ausgaben der Vereinigung werden vom Schatzmeister protokolliert und zur Vollversammlung offengelegt.

Rotary Clubs haben die Möglichkeit “Rotex 1820” finanziell gezielt durch Spenden zu unterstützen.

1.a. Erlassung des Mitgliedsbeitrag:

Personen, die Interesse an einer Mitgliedschaft zeigen, können einmalig eine befristete kostenfreie Mitgliedschaft angeboten bekommen. Während dieser Mitgliedschaft verzichtet die Vereinigung auf die Erhebung des Mitgliedsbeitrages. Diese Probe-Mitgliedschaft ist auf einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten beschränkt. In dieser Phase können diese alle Privilegien und Pflichten einer Vollmitgliedschaft kennenlernen, ohne eine finanzielle Verpflichtung einzugehen. Diese Regelung bietet sowohl ehemaligen Austauschschüler:innen als auch anderen Interessenten die Chance, aktiv teilzunehmen und einen tiefgehenden Einblick in die Aktivitäten von Rotex 1820 zu erlangen, bevor sie eine Entscheidung über eine dauerhafte Mitgliedschaft treffen. Am Ende der Probezeit haben sie die Option, ihre Mitgliedschaft zu den regulären Bedingungen fortzusetzen.




Kosten der Veranstaltungen:

Übernachtungen und Verpflegung im Rahmen des Jahresplans/Budgetierung für das Austauschprogramm ausgeglichen.

Fahrtkostenrückerstattung:

Es wurde beschlossen, dass Fahrtkosten zu Rotary Veranstaltungen von RotaryRotex gezahlt werden. Bei Fahrten mit dem Auto ist sowohl vor dem Losfahren, also auch nach Beendigung der Rückfahrt vollzutanken und alle Tankbelege sind einzureichen. Der letzte Beleg wird erstattet. Sollten mehrere Tankungen stattfinden, sind alle Belege einzureichen und werden (Zug:alle günstigstebis Verbindung-Super-Sparpreis;auf Auto:den 30ctersten proBeleg Km).erstattet. Bei einer Anreise mit dem Auto sollten Fahrgemeinschaften mit anderen Rotexer:innen sowie mit In- und Outbounds bzw. deren Familien gebildet werden. Bei einer Anreise mit dem Zug wird nur die günstigste Verbindung erstattet. Es sollen möglichst Vorteile wie Bahn Card und Semesterticket an erster Stelle genutzt werden. Dabei werden Kosten für das Semesterticket nicht und das Deutschlandticket/ das Upgrade auf das Deutschlandticket nur dann erstattet, wenn es sich um die günstigste angemessene Option handelt. Ausnahmen hiervon können nur nach Absprache mit dem Vorstand gemacht werden, wenn ein höherer Kostenaufwand, einem signifikant kürzeren Zeitaufwand gegenübersteht.

Die Erstattungen unterliegen den Vorschriften zum Erhalt der Gemeinnützigkeit. Falls dem Verein die Mittel fehlen sollten (Jährliche Budgetierung), gibt es keinen Rechtsanspruch auf Erstattungen.

Ein Dokument zur Reisekostenrückerstattung ist in der Rotex Cloud verfügbar.

Generell gilt, dass Rotary Veranstaltungen von den Geldern des Distrikts (1820) getragen werden, Rotex Veranstaltung aus den Geldern der “Rotex 1820” Kasse.

Fahrtkostenrückerstattung: Es wurde beschlossen, dass Fahrtkosten zu Rotary Veranstaltungen von Rotary gezahlt werden (Zug: günstigste Verbindung-Super-Sparpreis; Auto: 30ct pro Km). Bei einer Anreise mit dem Auto sollten Fahrgemeinschaften mit anderen Rotexer:innen sowie mit In- und Outbounds bzw. deren Familien gebildet werden. Bei einer Anreise mit dem Zug sollen Vorteile wie Bahn-Card und Semesterticket an erster Stelle genutzt werden. Die Erstattungen unterliegen den Vorschriften zum Erhalt der Gemeinnützigkeit. Falls dem Verein die Mittel fehlen sollten (Jährliche Budgetierung), gibt es keinen Rechtsanspruch auf Erstattungen.

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